Microsoft outlook

Сберечь в PDF

Adobe PDF – это хороший способ хранения «постоянных» или архивных документов. К сожалению, программа электронной почты не поддерживает экспорт в PDF так же, как в Word, Excel или PowerPoint.

Но печать в PDF доступна из любой программы, которая имеет функцию печати.

Современные версии Windows имеют встроенную функцию «Печать в PDF». Для старых Windows есть утилиты, которые делают то же самое.

PDF-элементы, которые созданы методом «печати», не предназначены для поиска по контенту. Это главный недостаток «печати» в PDF.

Но чтобы создать PDF-элемент из нескольких электронных писем с возможностью поиска, нужно скопировать текст в Word, а затем сберечь их в формате PDF из Word.

Политика управления записями сообщений по умолчаниюDefault MRM policy

Программа установки Exchange Server создает архив и политику хранения по умолчанию с именем Default управления записями сообщений Policy.Exchange Server Setup creates a default archive and retention policy named Default MRM Policy. Эта политика содержит теги хранения с действием » переместить в архив «, как показано в следующей таблице.This policy contains retention tags that have the Move to Archive action, as shown in the following table.

Имя тега храненияRetention tag name	Тип тегаTag type	ОписаниеDescription
По умолчанию перемещение в архив через 2 годаDefault 2 year move to archive	По умолчанию (DPT)Default (DPT)	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки.Messages are automatically moved to the archive mailbox after two years. Applies to items in the entire mailbox that don’t have a retention tag applied explicitly or inherited from the folder.
Перемещать в архив личные элементы через 1 годPersonal 1 year move to archive	ПерсональныеPersonal	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через один год.Messages are automatically moved to the archive mailbox after one year.
Перемещать в архив личные элементы через 5 летPersonal 5 year move to archive	ПерсональныеPersonal	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет.Messages are automatically moved to the archive mailbox after five years.
Никогда не перемещать личные элементы в архивPersonal never move to archive	ПерсональныеPersonal	Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик.Messages are never moved to the archive mailbox.
Перемещать в архив элементы для восстановления через 14 днейRecoverable Items 14 days move to archive	Папка «элементы с возможностью восстановления»Recoverable Items Folder	Сообщения перемещаются из папки «элементы с возможностью восстановления» в основном почтовом ящике пользователя в папку «элементы с возможностью восстановления» в архивном почтовом ящике.Messages are moved from the Recoverable Items folder in the user’s primary mailbox to the Recoverable Items folder in the archive mailbox. Пользователи, пытающиеся восстановить удаленные элементы в архивном почтовом ящике, должны использовать средство восстановления удаленных элементов в архивном почтовом ящике.Users attempting to recover deleted items in their archive mailbox must use the Recover Deleted Items tool in the archive mailbox.

Функциональные возможности, доступные в архиве, а также политики хранения архива по умолчанию.Functionality available within the archive, and the default archive retention policies.
Сведения о том, когда сообщения автоматически перемещаются в архив.Information about when messages are automatically moved to the archive.
Как применять личные теги (отображаются в меню «политика архивации» в Outlook и Outlook в Интернете).How to apply personal tags (displayed in the Archive policy menu in Outlook and Outlook on the web).

Примечание

Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем

Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники.

Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде.

Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

используя возможности веб-интерфейса;
через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

Входим в свой почтовый ящик через браузер.
Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

Требуется кликнуть по пункту «Файл».
Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Автоматическая архивация

Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

Способы отправить видео по электронной почте

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище.

Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

открыть Аутлук через браузер;
в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению.

Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Использование временной электронной почты

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

открыть Аутлук через браузер;
в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook

Как заархивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Outlook предлагает функции по умолчанию для архивирования электронных писем в папку на вашем компьютере. Вы можете использовать этот заархивированный файл для использования в любой другой учетной записи Outlook для просмотра старой даты электронной почты. Есть два способа архивировать электронные письма в Outlook — автоматически и вручную.

Автоархивирование писем в Outlook

Простое решение для экономии времени — запланировать архивирование электронных писем. Например, вы можете автоматически архивировать электронные письма каждые 15 дней.

Перейдите в меню «Файл> Параметры» и выберите вкладку «Дополнительно».

Параметры автоархивации в Outlook

Нажмите кнопку «Настройки автоархивации…» в разделе «Автоархивирование».
Установите первый флажок «Запускать автоархивирование каждые дни» и выберите количество дней между расписаниями.

Планирование автоархивации в Outlook

У вас есть много других возможностей для настройки функции автоматического архивирования.

Получите предупреждение, прежде чем Outlook автоматически запустит архивирование.
Показать или скрыть заархивированные элементы в разделе «Архивы» почтового ящика.
Установите время по умолчанию для очистки электронной почты в «Очистить элементы старше…». Например, вы можете установить 3 месяца, чтобы Outlook автоматически архивировал элементы старше 3 месяцев.
Установите флажок «Удалить старые элементы без возможности восстановления», если вы хотите безвозвратно удалить элементы старше указанной даты.
Измените место по умолчанию на вашем компьютере, чтобы сохранить заархивированный файл.

После предоставления сведений нажмите кнопку «Сохранить», чтобы запланировать автоархивирование.

Архивация писем в Outlook вручную

Одна из проблем с AutoArchive заключается в том, что он начинает работать, когда вы открываете Outlook в запланированный день. Если вы не включили оповещение, это нарушит ваш рабочий график. Альтернативный вариант — вы можете вручную архивировать электронные письма, когда у вас есть свободное время.

Перейдите в меню «Файл> Информация».
Нажмите кнопку «Инструменты для очистки» и выберите «Архивировать…».
Во всплывающем окне выберите папки, которые вы хотите заархивировать, и начните архивирование элементов.
Вы можете просмотреть строку состояния, показывающую прогресс.

Связанный: Как вставить смайлы в Outlook?

Планирование автоархивации для отдельных папок

Вышеупомянутый способ планирования заархивирует все элементы в папке «Входящие», календаре, отправленных элементах и других папках. Вы можете просмотреть ту же структуру папок в разделе «Архивы», который обычно отображается под вашим почтовым ящиком.

Однако у вас также может быть другое расписание автоархивации для входящих, отправленных элементов и календаря.

Допустим, вы хотите настроить автоархивирование для папки «Отправленные». Щелкните правой кнопкой мыши «Отправленные», для которых нужно настроить автоархивирование, и выберите «Свойства».
Выберите опцию «Архивировать эту папку с этими настройками:» и настройте расписание.

Папка автоархивации в Outlook

Просмотр архивных писем

Как уже упоминалось, вы можете просматривать заархивированные электронные письма в приложении Outlook, как в обычном почтовом ящике. Outlook сохранит заархивированные электронные письма как файл .pst или .ost. PST расшифровывается как Personal Storage Table, а ost — Off-line Storage Table. Вы можете найти файл архива в папке:

C: Users имя пользователя AppData Local Microsoft Outlook archive.pst

Если вы изменили путь или имя файла в настройках, то посмотрите под выбранной папкой. Вы можете скопировать и использовать этот PST-файл для использования с любым клиентом Outlook. В более ранних версиях Outlook компания Microsoft ограничивала размер PST-файлов 2 ГБ. Однако ограничение составляет 50 ГБ для Outlook 2010 в Windows и 10 ГБ для Outlook 2011 на Mac.

При изменении организации или компьютера вы можете скопировать старый архивный файл и связать его с новой учетной записью Outlook. Вы увидите раздел «Архивы» под своим почтовым ящиком на боковой панели. Это поможет вам просмотреть старые электронные письма, а также продолжить архивирование новых писем с тем же старым файлом PST.

Автоматическая архивация

открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

Правила подписи электронного письма

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

Очистить почтовый ящик
Удалять старые элементы

Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Июл 30, 2017 09:00

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось.

Помогла ли вам эта статья?

http://composs.ru/kak-zaarxivirovat-pochtu-v-outlook/
http://pyatilistnik.org/configuring-outlook-archiving/
https://lumpics.ru/how-to-archive-outlook-email/

Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем

В данной статье мы рассмотрим, как сохранить и обезопасить данные Outlook путём их архивирования или создания резервной копии

, а также способы восстановления файлов данных Outlook (.pst или .ost) из резервной копии или архива.

Ведь независимо от того, используете вы Outlook для создания и отправки электронных сообщений, для импорта контактов из Gmail в адресную книгу почтового клиента или пользуетесь его адресной книгой, создаёте вы в нём задания или отметки календаря, это значит, что в вашем почтовом клиенте хранится много ценных данных. В связи с этим, каждому пользователю Outlook полезно знать, как обезопасить и сохранить свои данные, чтобы избежать их утери в будущем.

Зачем нужна архивация почты?

Экспорт писем

Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.

Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть». Открываем раздел «Открыть»
Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы. Нажимаем кнопку «Импорт»
О. Выбираем действие «Экспорт файлов»
Укажите, что хотите создать файл в формате pst. Указываем формат pst
Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки». Указываем, какие папки нужно экспортировать
Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами. Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами
Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно. Устанавливаем пароль на файл
В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook. Экспортируемый файл получен

Как сделать копию Outlook 2010 с помощью Handy Backup?

Чтобы создать задачу, автоматически выполняющую для Outlook 2010 резервное копирование, пожалуйста, воспользуйтесь приведённой ниже инструкцией.

Запустите Handy Backup и выберите в главном или контекстном меню «Новая задача » (или нажмите кнопку на главной панели управления).
Выберите на шаге 1 процедуру создания задачи резервного копирования .
На Шаге 2 разверните группу «Email » на левой панели выбора источников данных и выберите плагин «Outlook «. Дважды щёлкните на названии плагина или нажмите кнопку «>>» между панелями.
В диалоге выбора данных отметьте галочкой пункт «MSOutlook». Вы увидите список данных.

Выбрав нужные данные, нажмите «OK» для возврата к Шагу 2.
Продолжайте настраивать задачу копирования шаг за шагом, как это описано в Руководстве пользователя . Последующие шаги для бэкапа Outlook 2010 не отличаются от принципов, указанных в Руководстве.
На последнем шаге задайте вашей задаче запоминающееся имя, например, «Backup Outlook 2010 «. Это поможет впоследствии легко найти задачу, чтобы изменить какие-либо её параметры или запустить на выполнение.

Совет:

Перед тем, как сделать резервную копию Outlook 2010, проверьте почту на вирусы и удалите нежелательные письма (спам и автоматические сообщения). Это существенно сократит время работы.

Сохранение вложений из нескольких писем

Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

Выделите письма, вложения которых необходимо сохранить, разверните вкладку «Файл» и выберите функцию «Сохранить вложения». Нажимаем кнопку «Сохранить вложения»
Развернётся окошко со списком найденных вложений. Отметьте те, которые хотите сохранить, и кликните по кнопке «ОК». Указываем, какие вложения нужно сохранить
Укажите путь, по которому будут отправлены вложения из писем. Указываем, куда сохранить вложения

Как правильно архивировать письма на почте Outlook

При использовании кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшится. Но если для архивации это необходимо, тогда стоит воспользоваться серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или провести архивацию вручную.

Конечно, всегда есть лимит пространства на корпоративной электронной почте и для хранения писем пользователь получает свой лимит памяти. При активном использовании данного сервиса рано или поздно придётся освобождать место для того, чтобы была возможность получать новые письма.

https://youtube.com/watch?v=R29HVI8KbuE

И здесь можно будет либо их все удалить, либо переместить куда-нибудь для хранения (локальный диск). И для такого хранения их придётся заархивировать. К тому же, чтобы очисть почтовый ящик, придётся потратить много времени, на удаление каждое письмо по отдельности. А чтобы очистить всё одним быстрым движением, сначала нужно создать архив. Но при этом часто важные данные также могут попасть «под раздачу». При создании архива можно установить параметры, ориентируясь на которые будет проходить архивация писем.